Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan SIA

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah suatu rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang dilakukan terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Berikut ada empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan:

• Entri pesanan penjualan 

    Ada 3 tahap entri pesanan penjualan :

1. Mengambil pesanan dari pelanggan
2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan
3. Memeriksa ketersediaan persediaan

• Pengiriman

    Proses ini terdiri dari dua tahap:

1. Mengambil dan mengepak pesanan 
2. Mengirim pesanan tersebut

• Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan informasi:

– Menentukan metode pengiriman. 

– in-house

– outsource

•  Dokumen, catatan, dan prosedur:

– Kartu pengambilan printed by the sales order entry triggers the shipping process and is used to identify which products to remove from inventory.

– Jumlah fisik dibandingkan dengan kuantitas pada kartu pengambilan dan slip pengepakan.

– Beberapa tempat pemeriksaan dibuat dan dokumen pengiriman dipersiapkan.

• Penagihan dan Piutang Usaha

    Siklus pendapatan, melibatkan:

        -Penagihan ke para pelanggan

        -Memelihara data piutang usaha

Dua aktivitas yang dilakukan pada stage siklus pendapatan ini adalah:  
         -  Invoicing customers

  -  Maintaining customer accounts 

Jenis sistem penagihan:

– Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang-barang dikirim.

– Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) sesegera pesanan disetujui.

     *  Persediaan, piutang dagang, dan file buku besar diperbaharui pada waktu ini.

     *  Metode-metode pengurusan piutang dagang:

- Metode faktur terbuka

- Metode pembayaran gabungan

     *  Untuk memperoleh aliran penerimaan kas yang lebih seragam, banyak perusahaan menggunakan proses yang disebut Penagihan berdaur.

• Penagihan Kas 

    Penagihan kas, melibatkan:

1. Menangani kiriman uang pelanggan

2. Menyimpannya ke bank

pengendalian : Tujuan ,  Ancaman , dan prosedur

        Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan - tujuan berikut ini dicapai:

•  Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar.

• Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi).

• Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.

• Semua transaksi dicatat dengan akurat.

• Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.

• Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.

      Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu   yang tepat dengan harga yang sesuai.

Ancaman dan  pengendalian dalam siklus pendapatan

Entri pesanan penjualan:

1.Ancaman : Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat; 

 Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan :  Pemeriksaan edit entri data.

2.Ancaman :Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catt. Kredit buruk; 

  Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan : Persetujuan kredit oleh manajer bag. Kredit bukan oleh fungsi penjualan: catt yang akurat atas saldo rek. Pelanggan.

3.Ancaman :Legitimasi pesanan; 

  Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan : Ttd diatas dokumen kertas, ttd digital dan sertifikat digital untuk e-biz.

4.Ancaman:Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan penggudangan, dan pengurangan harga;Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan : Sistem  pengendalian

5.Ancaman: Kesalahan pengiriman: barang dag., jumlah dan alamat yang salah; 

  Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan : Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan: pemindai kode garis  pengendalian aplikasi entri data

6. Ancaman:Pencurian persediaan; 

  Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan :Batasi akses fisik ke persediaan

7.Ancaman : Kegagalan untuk menagih pelanggan; 

  Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan : Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan

8. Ancaman: Kesalahan dalam penagihan; 

   Prosedur  pengendalian yang dapat diterapkan : pengendalian edit entri data Daftar harga

9. Ancaman: Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha; 

   Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan :Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar: laporan bulanan ke pelanggan

10. Ancaman: Pencurian kas; 

   Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan : Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan Rekonsiliasi periodic laporan bank dengan catt seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas

11.Ancaman: Kehilangan data; 

  Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan :Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis)

12.Ancaman: Kinerja yang buruk; 

    Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan :Persiapan dan tinjauan laporan kinerja.

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan dan Model Data

SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan : Data Operasional

Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-tugas rutin berikut ini :

• Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan

• Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak

• Menentukan ketersediaan persediaan

• Memilih metode untuk mengirim barang

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan : Informasi Sekarang dan Masa Lalu

Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini :

• Menentukan harga produk dan jasa

• Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi

• Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan

• Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek

• Merencanakan kampanye pemasaran yang baru

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan : Penilaian Kinerja

SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :

• Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan

• Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan

• Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang

• Tingkat dan tren kepuasan pelanggan

• Analisis pangsa pasar dan tren penjualan

• Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan

• Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan

• Keefektifan iklan dan promosi

• Kinerja staf penjualan

• Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit

• Empat kegiatan bisnis besar dalam siklus pendapatan (Pesanan, memenuhi pesanan, pengiriman dan penagihan kas)